Social Media für Clubs & Locations: eine Woche mit Events, Flyern und Storys planen

Ein Club, eine Strandbar oder das Entertainment-Team eines Hotels arbeitet nicht mit monatelangen Kampagnen. Sie alle leben im Wochenrhythmus: Montag ist ein Abend, Donnerstag ein anderer, am Wochenende kommt etwas Größeres – und jeder dieser Abende muss angekündigt, in Erinnerung gerufen und im Gedächtnis verankert werden.

Wir produzieren wöchentliche Flyer, Storys und Reels für Locations in Hurghada, darunter den Sphinx Club, die Events des Mercure und die Abende im MiCasa. Das ist das Planungssystem, mit dem wir arbeiten – damit jeder Abend rechtzeitig beworben wird, ohne dass der Feed im Chaos versinkt.

Mit der Woche beginnen, nicht mit dem Post

Der häufigste Fehler: Jeder Post wird erst an dem Tag gestaltet, an dem er gebraucht wird. So landet man bei einem hastig zusammengebauten Flyer um 6 Uhr abends, einem Tippfehler im Namen des DJs – und ohne Story, die die Leute an den Abend erinnert.

Planen Sie stattdessen die ganze Woche auf einmal. Eine einfache Wochenübersicht genügt:

• für jeden Abend: Name, DJ oder Act, Uhrzeit, Einlassdetails und eventuelle Angebote
• was dafür veröffentlicht wird: Feed-Post, Storys, Reel
• wann jedes Element online geht
• wer die finalen Details liefert – und bis wann

Legen Sie diese Informationen einige Tage im Voraus fest. Die meisten Verzögerungen entstehen durch das Warten auf ein Line-up oder einen Preis, nicht durch das Design selbst.

Jedem festen Abend seinen eigenen Look geben

Wenn Sie wiederkehrende Abende haben – eine Ladies’ Night, einen Hip-Hop-Abend, einen Karaoke-Abend –, geben Sie jedem ein eigenes, wiedererkennbares Design innerhalb Ihrer Marke. Gleiche Logo-Platzierung, gleiche Typografie-Regeln, gleiches Layout-Raster – aber für jeden Abend eine andere Farbe, eine andere Textur oder ein anderes visuelles Thema.

Genau diese Idee steckt hinter der Event-Identität, die wir für den Sphinx Club entwickelt haben: Die Abende wechseln, das System hält sie zusammen. Stammgäste erkennen ihren Abend auf einen Blick, und Sie sparen Zeit, weil die Struktur bereits steht.

Ein einfacher Rhythmus für jedes Event

Für einen typischen wöchentlichen Abend funktioniert ein Rhythmus wie dieser gut:

1. Früh ankündigen. Ein Feed-Post oder Reel einige Tage vorher, mit allen Details: Name, Datum, Uhrzeit, Line-up und wie man einen Tisch reserviert.
2. Am Tag selbst erinnern. Storys am Nachmittag und am Abend – „heute Abend“, das Line-up, ein Countdown oder ein kurzer Clip von letzter Woche.
3. Den Abend zeigen. Während des Events ein paar Storys, die die Atmosphäre einfangen – das Publikum, den DJ, die Lichter –, ohne jemanden zu filmen, der erkennbar nicht gefilmt werden möchte.
4. Nachlegen. Am nächsten Tag ein Reel oder Karussell mit den besten Momenten, in dem Sie die Künstler markieren und alle zum nächsten Abend einladen.

Nicht jeder Abend braucht alle vier Schritte. Ihre größten Abende schon.

Flyer, die auf dem Smartphone funktionieren

Die meisten Menschen sehen Ihren Flyer auf dem Smartphone, nur für einen Moment, beim Scrollen. Gestalten Sie genau dafür:

• Eine zentrale Botschaft. Der Name des Abends muss sofort lesbar sein.
• Klare Reihenfolge. Zuerst der Name, dann Datum und Uhrzeit, dann das Line-up, dann das Kleingedruckte.
• Ausreichend große Schrift. Wenn man heranzoomen muss, um die Uhrzeit zu erkennen, ist die Schrift zu klein.
• Die richtigen Formate. Eine quadratische oder 4:5-Version für den Feed und eine 9:16-Version für Storys – nicht ein einziges Design, das in beide Formate gequetscht wird.
• Safe Zones. Halten Sie wichtige Texte vom äußersten oberen und unteren Rand der Storys fern, wo die Buttons von Instagram sitzen.
• Arabisch und Englisch. Wenn Ihr Publikum gemischt ist, entscheiden Sie, welche Sprache führt, und bleiben Sie konsequent dabei.

Storys für Dringlichkeit, Reels für Reichweite

Jedes Format hat seine Aufgabe:

• Feed-Posts und Karussells sind Ihr Archiv. Sie zeigen jemandem, der Ihr Profil zum ersten Mal besucht, was für eine Location Sie sind.
• Storys erzeugen Dringlichkeit bei Menschen, die Ihnen bereits folgen: heute Abend, letzte Tische, Line-up veröffentlicht.
• Reels erreichen neue Menschen. Ein kurzer, gut geschnittener Clip einer vollen Tanzfläche oder eines Sunset-Sets kann sich viel weiter verbreiten als ein Flyer.

Eine gute Woche nutzt alle drei – jedes für das, was es am besten kann.

Flyer sagen den Leuten, was los ist. Reels sorgen dafür, dass sie dabei sein wollen.

Saisons und Feiertage im Voraus planen

Weihnachten, Silvester, die Eid-Feiertage und der Start der Sommersaison brauchen mehr als einen wöchentlichen Flyer. Planen Sie sie Wochen im Voraus: einen besonderen Look, einen Teaser, die Enthüllung des Line-ups, Erinnerungen und einen Rückblick. Für den Sphinx Club haben wir Kampagnen zu Weihnachten, Silvester und den Eid-Feiertagen produziert – jede mit einem eigenen visuellen Thema auf Basis der Club-Identität.

Details bei einer Person bündeln

Social Media für Locations gerät aus den Fugen, wenn Details zwischen Manager, Promoter, DJ und Designer verloren gehen. Bestimmen Sie eine Person, die für jeden Abend die finalen Informationen bestätigt, und halten Sie den Wochenplan an einem gemeinsamen Ort fest – in einem Gruppenchat oder einem einfachen Kalender.

Prüfen Sie die Basics, bevor etwas veröffentlicht wird: Das Datum passt zum Wochentag, die Uhrzeit stimmt, der Name des Künstlers ist richtig geschrieben, und die Telefonnummer funktioniert.

Wenn Reservierungen über WhatsApp eingehen, stellen Sie sicher, dass unter der Nummer auf dem Flyer den ganzen Tag jemand erreichbar ist – und halten Sie fertige Antworten auf die Fragen bereit, die immer gestellt werden: Preise, wie das mit den Tischen funktioniert und Einlasszeiten. Der beste Flyer der Welt füllt keinen Tisch, wenn die Nachricht, die er auslöst, bis Mitternacht auf eine Antwort wartet.

Auswerten, was funktioniert hat

Nehmen Sie sich am Ende jeder Woche ein paar Minuten Zeit. Welcher Post hat die meisten Nachrichten oder Tischreservierungen gebracht? Welches Reel wurde geteilt? Welcher Abend braucht einen frischen Look? Über einige Monate hinweg verraten Ihnen diese kleinen Rückblicke mehr als jede Vermutung.

Wenn Sie sich lieber um den Abend selbst kümmern möchten, übernehmen wir Planung, Design, Dreh und Schnitt. Lesen Sie mehr über unsere Leistungen in den Bereichen Digital Marketing und Branding, sehen Sie sich die Fallstudie zum Sphinx Club an oder fordern Sie ein Angebot an. Tipps rund ums Video finden Sie im Beitrag „Reels für Hotels und Locations“.